¿Cómo reportar eficazmente un proyecto?
Algunas pautas para descubrir la sustancia de un reporte
Muchos de nosotros hemos tenido que lidiar con fechas de entrega en proyectos, tareas o actividades, y en la mayoría de los casos, los plazos deben cumplirse. Junto con la llegada de la fecha crucial, a menudo es necesario construir una narración que permita a los interlocutores, generalmente aquellos que han contribuido de manera programática al mismo proyecto, reconocer los avances y resultados del proceso emprendido.
Las personas que colaboran en las organizaciones a menudo sienten el mismo temor que un estudiante puede experimentar al enfrentar la fecha de un examen importante cuando tienen que presentar informes cruciales dentro de un proyecto.
La realidad es que si se ha trabajado de manera adecuada, al igual que cuando se ha estudiado de manera apropiada, los informes y exámenes no deberían ser una fuente de ansiedad, sino una oportunidad para "demostrar" lo que se ha logrado y lo que se sabe. Los informes también pueden desempeñar un papel importante en el progreso y el crecimiento profesional. ¿Alguna vez has considerado esto de esta manera?
Si eres capaz de superar la perspectiva negativa de los informes, a la que todos podemos ser propensos, podrás descubrir no solo una nueva dirección definida, sino también muchas posibilidades para abrir nuevos horizontes en tu futuro profesional y organizacional.
Estas ideas no son meramente teóricas para quien escribe esto; a lo largo de mi experiencia en diversos roles de liderazgo profesional, he comprobado que si realmente creemos que un informe, en lugar de ser una carga, es una oportunidad, la creación del mismo se convierte en un proceso apasionante.
La construcción de un informe, la narración de los avances de manera argumentada y la presentación de respaldo a lo que se compartirá tienen ciertas similitudes con la creación y ejecución de una conferencia. Aunque existen diferencias en la duración del evento, el tipo de público y otros elementos que podrían parecer insignificantes, en esencia estamos hablando de un acto comunicativo que comparte similitudes. Por lo tanto, me gustaría compartir contigo los 5 elementos que constituyen la esencia de un informe que, si te lo propones, puede convertirse en un acto comunicativo eficaz.
5 Elementos para Proyectar la Sustancia de un Reporte
Te propongo los elementos y, sobre cada uno de ellos, te compartiré cómo podrían evaluarte quienes te observen en el momento de tu presentación.
1. Dosificación de la Información
No hay nada peor que contar con una gran cantidad de información en un reporte y tener poco tiempo para presentarla. Igual de problemático es ser el lector de ese reporte y no tener tiempo para abordar todo su contenido.
La habilidad clave que se evaluará en este aspecto de la información dosificada tiene que ver con la capacidad de sintetizar la información.
Sé que has invertido mucho tiempo y esfuerzo en recopilar esta información, y que dejar algo fuera puede resultar doloroso. Pero permíteme decirte de manera sencilla y directa: es mejor que duela ahora que después. ¿Realmente todo debe ser incluido en el informe? ¿Se puede prescindir de algunos elementos?
Te sugiero hacer un balance considerando el tiempo disponible y crear dos versiones de tu informe: una versión concisa para una presentación rápida y otra más detallada para aquellos interesados en profundizar. No todos necesitarán el informe completo, pero todos requerirán la información esencial para tomar decisiones y comprender los pasos a seguir.
Por lo tanto, es crucial definir los objetivos del informe y de la reunión donde lo presentarás. ¿Qué se busca lograr con esta "rendición de cuentas"? Si no tienes una comprensión clara de esto, no deberías pasar al siguiente punto.
2. Respuestas Claras a Preguntas Esenciales
En la imagen anterior, se presentan algunas preguntas fundamentales que todo informe debe abordar. Para mayor claridad, las presento nuevamente:
¿Quién?
¿Qué?
¿Cómo?
¿Cuándo?
¿Por qué?
¿Dónde?
Asegúrate de que tu informe, tanto en su versión resumida como en la versión detallada, ofrezca respuestas precisas a estas preguntas. Evita la tentación de proporcionar excesiva información de antecedentes. Permíteme explicar esto con más detalle.
Cada informe tiene su historia, y a menudo sentimos la necesidad de repetir esa historia en cada presentación de nuestros avances. Sin embargo, contar la misma historia de la misma manera una y otra vez solo tiene un efecto: aburrir a la audiencia. Si cada informe que presentas comienza desde cero, estás desperdiciando oportunidades valiosas.
Crea "puntos de control" en tus informes más breves, que son las conclusiones individuales de cada avance, y utilízalos como punto de partida en futuras presentaciones. Esto te permitirá enfocarte en el desarrollo actual de la trama en lugar de repetir la introducción en cada presentación. Si es necesario, presenta toda la información de antecedentes en el informe detallado como anexos y no como parte central del texto principal.
El principal problema con los informes es que a menudo se requiere recorrer una larga introducción antes de llegar a la información importante. Te sugiero, siguiendo el consejo de Sonia González en Habilidades de Comunicación Escrita, que presentes la sustancia, es decir, las respuestas a las preguntas esenciales, antes de profundizar en los detalles. Si sigues este enfoque, el tiempo estará a tu favor en lugar de en tu contra.
La habilidad que se evaluará en este aspecto se relaciona con tu capacidad para comunicar de manera efectiva, tanto en términos verbales como no verbales. Si tu informe incluye áreas complicadas, no debes presentarlo con una sonrisa constante; de manera similar, si hay logros importantes, debes expresarlos con la debida importancia y no como si fueran eventos comunes.
3. Material de Apoyo Conciso y Efectivo
Muchos ejecutivos dedican la mayor parte de su tiempo de preparación a la presentación, pero la realidad es que si has trabajado en los dos primeros puntos, la presentación fluirá de manera más natural. En este sentido, es importante considerar tanto la forma como el contenido de tu material de apoyo. Aquí tienes un resumen de algunas ideas:
Evita las presentaciones de PowerPoint con cientos de diapositivas; piensa en dedicar aproximadamente 1 minuto a cada diapositiva. Este límite debería guiar la creación de tu presentación.
No incluyas grandes bloques de texto en tus diapositivas. Utiliza títulos para señalar temas generales y usa viñetas, con un límite de 8 palabras por viñeta.
Incluye imágenes relevantes, especialmente si muestran evidencia de los avances. Asegúrate de que sean nítidas y no pixeladas. Selecciona colores de presentación que hagan que las imágenes destaquen sobre el texto.
Utiliza gráficos que sean fáciles de comprender y que se ajusten a la información que deseas transmitir. Aunque existen gráficos preelaborados atractivos, no todos son adecuados para expresar los conceptos que necesitas.
Evita sonidos innecesarios en tu presentación, como aplausos pregrabados al final, que a menudo resultan más una distracción que un acierto.
Si deseas incluir vídeos, asegúrate de que sean breves, con subtítulos y de buena calidad visual y auditiva. Si no puedes cumplir con estos estándares mínimos, es preferible omitir el vídeo, ya que podría restar valor a tu presentación.
En este aspecto, serás evaluado por tu capacidad para traducir datos y resultados en elementos visuales impactantes y efectivos para tu audiencia. Piensa en tus diapositivas como goles; ¿cuántos puedes marcar antes de que termine la reunión?
4. Avances y Retos Definidos
Una tabla o un gráfico pueden ayudarte a comunicar de manera efectiva los avances y desafíos de tu proyecto. Esto representa el punto culminante de tu presentación: "el progreso y las metas", "lo que hemos logrado y lo que está pendiente". Si puedes incluir ambos elementos en tu informe, tanto en la versión breve como en la detallada, y en tu narración y material de apoyo, estarás en buen camino.
Evita descripciones vagas en tu presentación y material; si encuentras frases como las que ejemplifiqué anteriormente, reemplázalas por mensajes de acción que permitan una comprensión precisa de lo que está sucediendo:
Cambia "En muchos sentidos podemos notar una mejoría" por "En este aspecto, hemos observado un aumento del X%, lo que equivale a Y unidades según nuestra meta".
Cambia "Son muchos los factores que influyeron en esta demora" por "Hemos identificado las razones detrás de la demora y son las siguientes".
Cambia "No hemos podido precisar las causas" por "Continuamos investigando para determinar lo que sucedió, y proporcionaremos una actualización tan pronto como tengamos más información".
Evita el uso de términos vagos como "mucho", "poco", "casi nada" o "más o menos". En su lugar, proporciona números precisos y cifras para transmitir la magnitud de los cambios o desafíos. Los informes se basan en datos numéricos en gran medida, así que asegúrate de que los números destaquen más que las palabras.
En este aspecto, serás evaluado por tu habilidad para comunicar de manera verbal y no verbal la esencia de tu informe. Asegúrate de que tu lenguaje corporal esté alineado con el contenido y el mensaje que deseas transmitir. Si tu informe incluye áreas complicadas, no debes presentarlo con una sonrisa constante; de manera similar, si hay logros importantes, debes expresarlos con la debida importancia y no como si fueran eventos comunes.
5. Pasos Siguientes
Siempre debes compartir la información de tu informe con aquellos que la necesiten. Ofrece la opción de acceder a la información de forma electrónica en la medida de lo posible. Compartir la información de manera abierta, con claridad y honestidad, generará un clima de confianza que te beneficiará en futuras presentaciones. Al compartir información de manera adecuada y sin reservas, estás creando un entorno donde las reuniones subsiguientes serán mucho más productivas y tu reputación en la organización se fortalecerá.
Si el proyecto implica futuras etapas y, por lo tanto, futuras fechas de presentación, debes trabajar en la continuidad del proyecto y en la coherencia narrativa entre los informes que presentarás.
La evaluación de tu capacidad para dar seguimiento a un proyecto y cumplir con los acuerdos y pasos a seguir definidos será clave después de una presentación de informe.
Una acción específica que puedes tomar es enviar un agradecimiento a los participantes junto con el resumen de la reunión, los informes (en ambas versiones) y una descripción de los próximos pasos en un plazo no superior a dos horas después de la reunión.