Esquema híbrido para este 2023
Gestionando productividad cotidiana
Es un viejo debate. A veces polarizante. Por un lado, quienes tienen fe ciega en la tecnología y sus aportaciones; por otro, los que desconfían de los avances y prefieren confiar en aquello que ellos, manualmente, son capaces de registrar. En la historia de mi productividad personal he estado en ambos extremos, la experiencia me ha llevado a encontrar el punto medio. Sobre ese punto medio estoy construyendo un nuevo enfoque a mi sistema de productividad personal donde estoy encontrando las ventajas de combinar ambos mundos.
Actualmente, estoy trabajando de la siguiente manera:
Llevo mi calendario de reuniones de modo electrónico, aprovechando el calendario integrado en el sistema IOS con mi Mac, y con sincronía en el resto de mis dispositivos.
Sin embargo, con la referencia de tiempo electrónico, planifico mi día en mi agenda en papel, unos 15 minutos por la noche anterior para tener claridad en mi mente sobre lo que pasará mañana en mi día a día. Estoy empleando, con gran satisfacción, desde mitad del 2022 el Binder Continuo de Precisa.Mx (que incluye no solo el plan de día, sino el planeador mensual, la revisión semanal, hojas de notas y cheklist en formatos prácticos y útiles).
Tomo notas de lecturas y de proyectos de forma manual en mis hojas de notas, del Binder Continuo, aprovechando el método Cornell; generando mi propio formato, con la vieja técnica de la regla y un marcador. Preparar mis hojas para notas se ha vuelto, incluso, un relajante en momentos de estrés y saturación en un proyecto. Si no conoces el método Cornell, te dejo una referencia aquí.
Sin embargo, las notas que son realmente relevantes, vinculadas a mis temas de interés, van a parar a mi Zettelkasten (programado en Obsidian), y cuando se trata de bibliografía la información se integra a la nota correspondiente del libro o artículo que estudio (resguardando la información en Notion). De este modo, desecho las notas en papel que no son relevantes, y las que sí los son se conservan en mi base de datos privada.
Tomo nota manual de las reuniones en las que participo, en las que coordino y soy invitado, en una libreta moleskine de hoja desprendible (Moleskine Professional Pad Pocket Black); incluyo cada una de esas hojas en mi expediente por tema o equipo de trabajo, para no perder el récord de la progresión en los proyectos y actividades, pero tampoco para saturar interminablemente mi Binder Continuo.
Sin embargo, las tareas que debo acometer y que quedan “en mi cancha” (antes de que la hoja vaya el expediente), se registran en los recordatorios en el sistema nativo de IOS, también disponible en todos los dispositivos, donde se programan por prioridad y fecha, lo que me permite ir desahogando los proyectos. Esto me permite no perder nada del radar de mi responsabilidad y poder ir avanzando en mis actividades
Dejo en el checklist del Binder Continuo, para rápida consulta, las tareas o asignaciones que delego o encomiendo, con la idea de tenerlas en el referente y poder brindar el seguimiento correspondiente.
Tengo mi programación anual, mis metas por trimestre, y las actividades prioritarias de los proyectos principales de mi trabajo, desarrolladas para este 2023 en mi Moleskine PRO Planificador de proyectos, mismo que me permitirá ir controlando objetivos trimestrales, semestrales y anuales. Es la guía para no perder el rumbo en el día a día. Y la llave maestra de los pasos que debo ejecutar para no perder de vista el panorama completo del gran desafío que tengo por delante en este 2023.
He desarrollado como complemento, con la aplicación de Numbers, una hoja de control para ir midiendo los avances del programa de trabajo, que fue muy útil para mi reunión de cierre y proyección en el mes de diciembre.
Por último, llevo mi diario personal, con la práctica del Journaling, con la herramienta desarrollada por Michael Hyatt y su equipo, el “full Focus journal” donde suelo ir dejando constancia de los días más significativos. No realizo anotaciones diarias, sino cuando requiero vaciar el “pensadero”, estilo Harry Potter; es una colección privada de aprendizajes.
Sé que puede escucharse complejo, pero siento que he logrado, después de mucho tiempo de idas y vueltas, encontrar mayor seguridad en controlar detalles que antes simplemente “se me barrían” y que no me permitían sentirme cómodo con el día a día en términos de productividad.
Definitivamente no existe una sola herramienta que, de acuerdo a mi esquema mental, me permita dar el seguimiento que me gusta a lo que me toca, por ello, haciendo uso de diversas herramientas que integro encuentro el camino que me permite acomodar “la cajonera” de mi mente de una forma más funcional.
La mejor receta, sin duda, es la que funcione y se adapte mejor a tu productividad personal. ¿Cuál sería tu receta? ¿Solo tecnología? ¿solo herramientas análogas? Yo estoy por el punto medio, tratando de integrar lo mejor de ambos mundos, ¿por dónde quieres caminar?
¡Nos leemos pronto!
